Entrepreneurs, mettez en place des procédures

Mettre en place des procédures dans son entreprise permet de la développer et de mieux l’accompagner.

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Dans cet article, vous allez comprendre pourquoi la plupart des entrepreneurs ont du mal à se développer. Vous allez voir qu’il y a des choses très simples à mettre en place pour que votre entreprise commence enfin à se développer.

Avant de rentrer dans les détails de la méthode en question, analysons ensemble certains points. Si vous êtes entrepreneurs, vous êtes surement débordé la plupart du temps. Vous travaillez sur plusieurs projets à la fois. Vous gérez les urgences les unes après les autres et avez très peu de visibilité sur l’avenir. L’expression qui vous caractérise le plus et que d’ailleurs vous répétez assez souvent est « j’ai la tête dans le guidon ».

Malheureusement lorsqu’on est dans cette situation, il est très difficile d’avancer. C’est le brouillard le plus total. Si vous ne réagissez pas vite et mettez des choses en place, c’est la catastrophe assurée. Pourtant votre concept est génial. Votre équipe est motivée. Bon, si vous êtes seul… vous êtes motivé. Vous sentez qu’Il vous suffit juste d’un petit quelque chose pour remonter la barre. Et ce petit quelque chose s’appelle l’organisation.

Voici un plan en trois étapes qui vous permettra de commencer enfin à vous développer correctement.

1. Structurez votre société en plusieurs services

Même si vous êtes seul, vous devez absolument identifier les différents processus de votre société. Plus concrètement, il vous faut découper votre activité en plusieurs services. Voici une proposition de découpage, si vous avez par exemple une boutique en ligne :

– Service Client
– Service Technique
– Service Commercial
– Service Comptabilité
– Service Marketing et communication

Une boutique en ligne contient autant de domaines différents. Dans chaque service, il peut y avoir des activités différentes. Vous comprenez sans doute mieux pourquoi vous avez souvent la tête dans le guidon. Question : avez-vous les compétences nécessaires pour gérer tous ces services de manière efficace ? Quand bien même vous auriez les compétences, vous n’aurez jamais le temps de tout faire !

Il vous faut donc penser à externaliser la gestion de la partie opérationnelle de certains de ces processus, peut-être même tous. C’est ainsi que vous allez pouvoir souffler et vous concentrer sur ce qu’il y a de plus important, à savoir votre stratégie.

La guerre se gagne sur les plans.

2. Créez des procédures et déléguez

Vous avez plus de visibilité sur la structure de votre société. Vous avez également compris l’intérêt de recruter ou d’externaliser une partie de votre activité. Excellent ! Maintenant, il faut que vous mettiez en place des procédures pour chacune des actions quotidiennes au sein de votre entreprise.

Chacun des service doit avoir ses propres procédures. Exemple :

– Le service client reçoit une demande de remboursement. Il confirme au client que ce sera fait dans les 48h. La demande est ainsi transférée au service comptabilité.
– Le service comptabilité, lui, doit rembourser le client dans les 48h.

Bien sûr, toutes ces procédures doivent être rédigées et être disponibles à tout moment.

Vous pourrez enfin commencez à déléguer, soit en recrutant des salariés ou des stagiaires, soit en passant par des prestataires externes. Mettre en place des procédures vous permettra d’y voir beaucoup plus clair sur ce qu’il est possible de faire ou non.

3. Planning et objectif

Une fois que ce travail est fait, il ne vous reste plus qu’à planifier les actions et les objectifs de chacun des services. C’est là que vous allez enfin pouvoir y voir plus clair. Bon ! vous n’aurez plus la tête dans le guidon mais dans les chiffres. Vous pourrez alors ajuster une procédure si vous sentez qu’il faut faire autrement. Réorganiser un service si vous pensez que c’est nécessaire. Bref, vous allez enfin pouvoir jouer votre rôle de dirigeant.

Ce plan convient à tout type de société. D’ailleurs, ces étapes sont utilisées dans les grandes sociétés et donnent de résultats incroyables. Ce travail vous servira maintenant dans le cadre de votre activité actuelle.



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Fondateur du programme de coaching WMA permettant d'apprendre à lancer une activité de blogging, je partage mes meilleures stratégies Webmarketing à travers mon blog BestCommunity.fr pour aider les entrepreneurs à booster leur Web Business.

Vos réactions (24 commentaires)

  1. Hamdouni Mohamed[SM-C101]    

    Personnellement ce que je recommande (quelque soit le domaine) c’est la méthodologie AGILE (beaucoup utilisée aujourd’hui en développement informatique), je l’utilise depuis maintenant 7 ans.
    Cela consiste a se poser des jalons (appelés « sprints ») afin de pouvoir valider les avancées de manière régulière, ne pas avoir de surprise en boit de course et éventuellement changer de stratégie en cours de route.
    Je peux écrire un article expliquant cette méthode si besoin est (avec des cas d’usages différents: développement d’une appli mobile, de son activité sur Internet ou dans une boutique physique etc… ainsi que quelques outils pour l’appliquer a 1 ou a plusieurs)
    Let me know insh’Allah :)

    Barak’Allahou fik

    1
    • Said Ibn Ahmed    

      As-salam ‘alaykoum Akhi,

      Effectivement, la Méthode AGILE est une excellente méthode… surtout dans le cadre de la gestion de projets.

      Combinée à une structure d’entreprise claire et des procédures simples, cela peut donner d’excellents résultats (par la grâce d’ALLAH)

      Je serai également ravi d’avoir ton retour d’expérience sur le sujet in châ’ ALLAH.

      Saïd Ibn Ahmed

      1.1
      • Hajj    

        Salam 3alaykoum wr wb,

        La méthodologie AGILE peut s’avérer judicieuse sur certains projet informatique et notamment dans le WEB mais elle n’est pas une réponse à tout les projets. certains clients ont besoin de plus de visibilité et cette méthode peut les perturber.

        Maintenant, le monde du développement informatique est un cas très particulier. Personnellement, je ne conseillerai pas cela à un entrepreneur. C’est un très bon moyen d’avancer la « tête dans le guidon » et se prendre un mur par manque d’anticipation.

        Le monde de entrepreneuriat est un univers très complexe (surtout en france) et la moindre défaillance peut s’avérer fatale.

        Après, ce n’est que mon pauvre avis :-)

        1.1.1
        • Hamdouni Mohamed    

          @Hajj Justement le principe de la méthodologie AGILE est tout le contraire de la tête dans le guidon (ou alors elle n’a pas été appliquée correctement)
          On peut assimiler cela a un nageur qui sort la tête de l’eau a chaque tour de bras
          #1 pour respirer (valider ce qu’il a déjà fait)
          #2 pour se positionner (par rapport a la ligne d’arriver et ses compétiteurs) et régler la trajectoire si nécessaire.
          Elle peut vraiment s’appliquer a TOUS les domaines (y compris ceux auxquels ont ne pense pas pour la vie privée => Je veux retaper une pièce => Je peux appliquer la méthode AGILE)

          Je vais préparer un article sur le sujet insha’Allah pour montrer en quoi elle est efficace « Combinée à une structure d’entreprise claire et des procédures simples, cela peut donner d’excellents résultats (par la grâce d’ALLAH) » comme le dit si bien Said Ibn Ahmed

          To be continued…. ;)

          1.1.1.1
          • Hajj    

            @ Hamdouni Mohamed:
            Je me suis peut-être mal exprimé. Je voulais dire que finir la « tête dans le guidon » pourrait constitué un risque de dérive dans le cadre de l’entrepreneuriat.

            Pour un chef de projet, ça peut s’avérer judicieux dans certains cas mais l’entrepreneur est très loin du chef de projet. L’entrepreneur doit avoir une bonne vue sur tout.

            Pour poursuivre dans ton exemple, l’entrepreneur est un nageur qui n’a jamais la tête dans l’eau. Il nage plutôt la brasse pour être plus endurant. Il peut toujours essayer le crawl mais il risque l’épuisement plus rapidement. Après, tout cela dépend des capacités de chacun :-)

            Au plaisir de lire ton article incha’Allah

            1.1.1.1.1
  2. Oum Shahid [iPhone 4]    

    Assalamu ‘alaykum
    BarakaLlâhu fikum pour cette article, conseils très utiles dans de nombreux domaines (associatif également).

    2
  3. Najet [iPhone 3GS]    

    Salam Alikoum
    Très bon article qui s’avérera très utile pour la plupart des entreprises gérées de façon traditionnelle ou familiale

    Salam

    3
  4. Tanargan    

    Très bon article ! Pas facile de déléguer parfois (pas suffisamment de budget et peur du manque de compétences) mais pourtant à un moment il le faut bien … La stratégie : indispensable je pense.

    4
  5. Laurent QUENTIN    

    Salam,

    La méthode AGILE est comparable à la méthode Cycle en V, méthode de gestion de projet, ce qui, AMHA, n’a rien a voir avec l’organisation qui doit être en place dans la structure de l’entreprise.

    Délégation + Processus est une méthode reconnu et utilisé par les plus grandes entreprises, cela permet de libérer du temps tout en gardant un œil sur l’activité, n’oubliez pas que le temps d’un chef d’entreprise doit être utilisé pour DIRIGER l’entreprise et non faire des taches récurrentes.

    Félicitation pour ce premier article !

    Wa salam
    L.

    5
    • Hamdouni Mohamed    

      Salam Laurent,

      Effectivement, au départ c’est une méthodologie de gestion de projet (c’est pour cette raison qu’elle est très utilisée dans le domaine IT) cependant, durant mon expérience professionnelle je me suis mis a l’appliquer a différents domaines et a me rendre compte que c’était une philosophie (dans mon cas) qui est devenu un moyen d’organiser, d’avancer vite et bien (avec cette flexibilité de pouvoir s’adapter en changeant de cap ou de priorité « si nécessaire », ce que ne permet pas toujours le cycle en V et sa « paperasse » en amont ;) )

      Mais comme le disait Said Ibn Ahmed plus haut, il faut absolument clarifier la structure et mettre en place les procédures (dont AGILE) pour une efficacité optimale.

      Wa alaykoum salam

      5.1
  6. abu nasser[GT-I9505]    

    salam je nuancerai votre propos Al Kanz. ce que vous préconisez s’applique à une tpe ou pme. une personne qui débute une activité : boulanger architecte maçon etc sera seule. elle sera obligée de le faire seule et de déléguer son administratif à un cabinet externe par exemple expert comptable. elle devra se préoccuper en premier lieu de son activité. ensuite si elle grossit elle devra suivre vos conseils.

    6
    • Al-Kanz    

      as-salâmu ‘alaykum

      Je ne suis pas l’auteur de l’article.

      6.1
    • Said Ibn Ahmed    

      Wa ‘alaykoum salam wa rahmatuLlahi wa barakatuh cher frère !

      Le travail de restructuration est très important à faire dès le départ. Il faudrait même le faire en amont à vrai dire :)

      Celui ci vous permettra de gagner en visibilité sur votre activité et de mieux identifier les actions à forte valeur ajoutée. Celles sur lesquelles vous devrez vous concentrer pour développer votre société.

      Wa Allahu Ta’ala A’lem !

      Qu’Allah vous facilite votre activité très cher frère !

      6.2
  7. Une soeur    

    Salam aleykoum wa rahmatu Allah,

    Barak Allah oufik ! Très bon article !

    Ce qui me rebute, comme je pense beaucoup de personnes qui travaillent seules, c’est que tout cela prend du temps : il faut décortiquer son activité et faire des fiches de procédures. Mais je pense qu’au final ça peut être un gain de temps surtout si l’on souhaite déléguer.

    7
    • Said Ibn Ahmed    

      Wa ‘alaykoum salam wa rahmatuLlah,

      Barak Alahu fiki ! :)

      Oui c’est fastidieux ! Au début surtout. Ensuite cela devient automatique.
      On a l’impression que c’est une perte de temps … alors qu’en réalité on en gagne énormément !

      7.1
  8. abdLBaatin    

    As-salâmu ‘alaykum

    Nous en discutions justement la semaine dernière. Processus indispensable, effectivement, si l’on veut assurer la pérennité de son entreprise, mais plus facile à dire qu’à faire selon moi, surtout pour les petites structures. L ‘essentiel est d’arriver à mettre son ego de côté, ne plus croire que « moi seul peut faire le boulot correctement » et ce, même si l’on a conscience que ce n’est pas du tout le cas et surtout réussir à faire confiance à une ou des tierce(s) personne(s) pour effectuer les tâches « subalternes » . Mais il faudra franchir le cap à un moment ou à un autre, c’est évident. Les bons conseils de cet article peuvent vous y aider.

    Bravo Saïd pour ce premier billet!

    8
  9. Meryem    

    Salam aleikoum wa rahmatoulah wa barakatouhou !

    Jazak Allah kheir akhy pour cet excellent article, très pertinent, en effet, la tête dans le guidon, cela me parle beaucoup ^^Cependant, pour en revenir à ce que vous dites, pour déléguer il faut avoir des moyens financiers, ce qui parfois peut manquer à une personne qui gère seule son entreprise, kheir incha Allah, mais pour ce qui est de se créer des procédures, ça c’est une excellente idée, on perd parfois bêtement du temps pour répéter une chose déjà exécutée alors qu’il aurait tout simplement suffit de le noter dans un coin pour une prochaine fois.

    Allah nous facilite à tous !

    9
    • Said Ibn Ahmed    

      Wa ‘alaykoum salam wa rahmatuLlah,

      Barak Allahu fiki :)

      Sachez très chère soeur que de plus en plus de sociétés se spécialisent dans le traitement des tâches exécutives (service client, rédaction d’article, commercial…) et les tarifs sont plus abordable qu’on ne le croit :-)

      Wa Allahu A’lem !

      9.1
      • Abdelmalek    

        Salam aleikoum,

        un bon moyen de partager certains services ce sont les espaces de « coworking ».

        Les indépendants/freelance/auto entrepreneurs y louent une table, un petit bureau, … et ont accès à une salle de réunion, accès internet, services courrier, … pour certains ça permet de séparer famille et travail ou de ne pas se retrouver toute la journée seul. Ca offre des possibilités de réseautage aussi.

        En version muslim friendly on peut imaginer un service de restauration/cafeteria halal et salle de prière.

        Salam aleikoum,
        Abdelmalek

        9.1.1
  10. Aafif Mohamed    

    Quelqu’un peut m’expliquer c’est quoi la méthode agile baraka allaho fih
    aafi35@yahoo.fr

    10

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